Quelques points de méthode pour réussir vos réunions en visioconférence

Lors d’une réunion en visioconférence, la communication orale est beaucoup plus fragile que lorsque nous nous parlons en face-à-face, en présentiel. Il y a plusieurs raisons à cela. C'est ce que nous allons voir dans le début de cet article. Ensuite, je vous proposerai une méthode pour vous préparer et conduire efficacement votre réunion.

En visioconférence, la capacité d’attention des participants est moindre

Notre environnement immédiat réduit notre capacité d’attention. Autour de nous, il y a des distractions qui nous « sortent » de la réunion (le livreur qui sonne à la porte, le lave-linge qui vient de terminer l’essorage… ou les enfants qui appellent, un message qui arrive sur le téléphone et qu’on ne peut s’empêcher de consulter).

Nous profitons aussi du fait de n’être pas vus de la tête aux pieds pour régler un détail urgent, envoyer un message, faire un achat en ligne, classer un document…

L’écoute est donc parfois flottante et les participants sont plus ou moins présents à ce qui se passe dans la réunion. 

L’information transmise est restreinte

Lors des échanges en visioconférence, une partie de l’information n’est pas transmise. Il s’agit en particulier de toutes ces informations qui relèvent de la communication non-verbale.

Les regards ne s’adressent pas directement aux interlocuteurs, puisque si nous regardons l’écran pour voir le visage des autres participants, nous ne regardons pas la caméra qui capte notre regard (et inversement). Le regard d’un participant, d’ailleurs, peut aussi être attiré par un élément de son environnement que l’on ne voit pas à l’écran. On ne peut donc pas décoder finement le sens de ce regard comme on le fait en présentiel.

Les micro-expressions faciales, qui ont un rôle si important pour déceler l’intention d’un locuteur, ne sont pas perceptibles en visioconférence.

Ainsi, non seulement nous sommes en lien de façon moins impliquante, moins immédiate, mais la perte des informations non-verbales risque souvent de nous conduire à de mauvaises interprétations : l’humour, l’implicite, les émotions par exemple, sont beaucoup plus difficiles à décoder.

De plus, les variations de qualité du réseau ou de l’équipement informatique produisent parfois des interruptions du son plus ou moins brèves qui nous font « perdre » des mots, ou provoquent un temps de latence (décalage de temps entre la prononciation d’un mot et le son transmis) qui rendent difficile la compréhension.

La coordination entre les participants est moins spontanée

Et puis, il y a tout ce qui se gère le plus souvent assez simplement en présentiel et qui devient insupportable en visio : ceux qui mobilisent la parole sans qu’on puisse les arrêter, ceux qui coupent la parole ou parlent en même temps que d’autres, ceux qui hésitent à prendre la parole et finalement ne disent rien, ceux qui commencent à parler et… euh… qui ne… euh… enfin qui euh… plongés en pleine perplexité, oubliant qu’ils parlent à des gens qui les écoutent et faisant perdre à tous le sens de l’action commune.

C’est pourquoi en visioconférence, plus encore que dans une réunion présentielle, il est indispensable d’élever le niveau de formalisation de l’échange. Voici quelques points de méthode pour vous y aider.

Méthode pour préparer et conduire une visioconférence 

Pour décrire cette méthode, je pars d’une situation où vous êtes une équipe d’une entreprise qui organisez une réunion avec des partenaires externes ou des clients. Si vous êtes seul à organiser la réunion, vous endosserez à vous seul les différents rôles de l’équipe.

PRÉPARATION EN AMONT 

• Un programme détaillé et minuté, un ordre du jour précis, clair et structuré :
  • Détaillez les temps des interventions, des discussions, etc. Il s’agit d’organiser le programme sous forme de séquences brèves de 10 à 15 minutes. Pour les plages plus longues, découpez-les en séquences de 10 minutes. Ces courtes séquences faciliteront le maintien et le renouvellement de l’attention des participants.
  • Prévoyez une pause de 5 à 10 minutes toutes les 45 minutes.
  • Imprimez le déroulé (l'ordre des séquences) de la réunion sur une feuille de façon à l’avoir sous les yeux pendant la réunion.

• Ayez la liste des participants prévus, avec leur nom, leur fonction et leur numéro de téléphone (pour pouvoir les joindre en cas de problème de connexion).

• Précisez les rôles de chaque membre de votre équipe pour cette réunion :
  • L’animateur principal, qui facilite le travail du groupe, anime la présentation :
    • s’assure que chacun peut s’exprimer, que la parole circule de façon équitable et que la communication dans le groupe est optimale ;
    • est le gardien du temps et du programme ;
  • Le « réceptionniste » qui modère les interventions sur le volet « conversation », les soumet à l’animateur principal au moment opportun et gère les aspects technico-logistiques.
  • Les experts : les autres membres de l’équipe, chacun identifié dans son domaine d’expertise.

• Documents accessibles : tous les documents qui pourraient vous être nécessaires lors de la réunion, en particulier pour des partages d’écran, doivent être rassemblés dans un dossier dédié ou disposés sur le bureau de l’ordinateur, de façon à être rapidement accessibles pendant la réunion.

OUVERTURE DE LA RÉUNION

Pour l’animateur principal :

• Placez le cadre de la réunion. Pour ce faire, rappelez :
  • Le "Pourquoi " de la réunion, c'est-à-dire le contexte :
    • Qu’est-ce qui a suscité cette réunion ?
    • Cette réunion s’inscrit-elle dans un parcours déjà commencé ou qui va se prolonger ?
  • Le "Vers quoi" de cette réunion, c'est-à-dire les objectifs à atteindre. À la fin de cette réunion :
    • À quoi devrons-nous être arrivés ?
    • Que devrons-nous avoir produit ?
  • Le "Comment" de la réunion, c'est-à-dire le programme : le plan, les phases de la réunion.

• Précisez les modalités d'intervention de chacun :
  • Les questions. Doit-on réserver ses questions pour la fin ? Ou bien se signaler quand on a une question à poser ? Ou encore écrire la question dans le volet de conversation ?
  • Les interventions :
    • La façon de demander la parole pour intervenir : en faisant un signe de la main visible à l'écran ? En envoyant une icône de demande de parole ? 
    • Longueur des interventions : vous pouvez demander aux participants de faire des interventions brèves ou non redondantes.
  • Micro : vous pouvez demander aux participants de couper leur micro quand ils ne parlent pas et de le réactiver quand ils souhaitent prendre la parole. Cela permet souvent une meilleure qualité d'écoute de celui qui parle.
  • Donner son prénom en début de chaque intervention : cette consigne est utile si certains participants n’ont pas accès à l’image visio mais seulement au son.

• Présentation de chacun : proposez un "tour de table" pour inviter chaque participant à se présenter.

LES RÈGLES DE COMMUNICATION

• Expression orale :
  • Ton : soyez attentif à cultiver un ton de convivialité (quand on est concentré et à distance, les propos peuvent facilement paraître trop directs, abrupts voire agressifs).
  • Voix : quand vous parlez, parlez franchement, distinctement, avec un volume sonore comme si vous étiez au milieu d'une assemblée, en mobilisant vos lèvres pour que votre diction soit plus ferme et plus engageante.
  • Regard : regardez votre auditoire de façon soutenue, engagée. Même si la direction de votre regard sera celle de l'écran (sur lequel vous voyez vos interlocuteurs) et non vers la caméra (qui capte votre regard), ce regard soutenu dirigera votre intention de parole vers votre public qui le ressentira. Veillez à ne pas laisser votre regard se focaliser : conservez un regard détendu et panoramique, qui embrasse l'espace de la pièce : cela vous aidera à prendre votre place dans l'espace et à faire rayonner votre voix.
  • Posture : installez-vous dans une posture tonique (non pas enfoncé dans votre fauteuil) mais assis sur les ischions, les pieds bien à plat au sol, prêt à vous lever pour agir. Cela donnera de l'élan à votre parole.
  • Rythme : veillez à avoir des interventions brèves, sans ambiguïtés et structurées.  Formulez vos idées en phrases courtes, sans « euh….. », avec des pauses et silences pour faciliter la compréhension et la mémorisation de vos propos, et augmenter leur impact.

• Interventions :
  • Prenez des notes sur les interventions de chacun.
  • Quand vous intervenez, faites référence le plus possible à ce qui a été dit précédemment par l’un ou l’autre des participants et mettez-le en lien avec votre propos.

• Conduite des échanges (pour l’animateur principal) :
  • Tours de parole : distribuez la parole puis reprenez-là, comme un bâton de parole qui revient toujours à vous avant de repartir vers un autre intervenant (ou comme un présentateur du journal de 20h qui donne la parole à un invité ou à un reporter puis reprend la parole avant de la donner à quelqu'un d'autre).
  • Veillez à donner la parole à ceux qui ne se sont pas exprimés et à répartir le temps de parole équitablement entre les participants (vous-même, veillez à ne pas trop parler ; évitez, sauf cas spécifique, de parler plus de 10 minutes en continu).
  • Sondez régulièrement les participants pour recueillir leurs réactions (quelqu'un qui assiste à une visioconférence sans participer, sans prendre la parole, s’ennuie et fait autre chose).

• Structuration : pour chaque séquence, veillez à l’ouvrir brièvement par une annonce du sujet de la séquence et l'objectif poursuivi et à la clôturer par une phrase de synthèse.

• Reformulations : reformulez et récapitulez régulièrement l’état des échanges et l'avancement du programme. Reformulez aussi, systématiquement :
  • Les décisions prises
  • Les points en suspens
  • Les questions qui se posent

CLÔTURE DE LA RÉUNION

• À l'heure ! Ne dépassez jamais l’heure fixée : respectez vos engagements ! (Tous les participants ont aussi d’autres engagements, d’autres contraintes). 10 minutes avant la fin, pensez à conclure, même si les objectifs ne sont pas tous atteints.

• Conclusion :  
  • Reformulez
    • Les points abordés et ceux qui n’ont pu l’être faute de temps, les points en suspens, les questions à creuser,
    • Les décisions prises et les actions qui seront menées par chacun,
  • Annoncez les prochaines étapes du projet, la prochaine réunion, prenez rendez-vous... 
  • Conduisez une synthèse bilan avec les participants présents par un "tour de table" rapide.

• Valorisez la participation de chacun et remerciez-les.

• Faites un "tour de table" moins formel pour le mot de la fin afin que chacun puisse prendre congé des autres avant de se déconnecter.

APRÈS LA RÉUNION

• En équipe, réalisez une évaluation de la réunion avec vos coéquipiers présents à la réunion  pour croiser vos points de vue et envisager les actions à mener.

• Compte-rendu :  
  • Réalisez un compte-rendu des échanges, des questions et points en suspens, des décisions prises et des engagements de chacun.
  • Adressez le compte-rendu aux participants.

Bien sûr, il vous appartient d'aménager ces propositions selon votre situation et le type de réunion que vous préparez. Et voici une infographie qui résume la méthode.

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Alors, bonnes visioconférences à vous !

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